La roue de Deming pour améliorer le pilotage de votre entreprise

La roue de Deming est une méthode de travail basée sur la notion d’amélioration continue.

Facile et pratique à mettre en œuvre, cette méthode popularisée par William Deming est issue de la démarche qualité et de la gestion de projet.

Définition roue de Deming
La roue de Deming ou PDCA est une méthode d’amélioration continue qui présente 4 phases à enchaîner de manière itérative pour améliorer un fonctionnement existant (process, organisation, produit …). Les 4 phases à suivre successivement sont : Prévoir (Plan), Faire (Do), Vérifier (Check), Réagir (Act) d’où le nom PDCA.

Elle est utilisable en l’état auprès de toutes les entreprises qui ont une activité. Les entrepreneurs peuvent aussi l’utiliser dans le cadre de la mise en place de leur projet afin de structurer leur démarche. Ils ne pourront toutefois pas aller au bout de la démarche puisqu’ils ne pourront pas bénéficier d’un retour d’expérience concret.

Dans le cas d’une création d’entreprise, la méthode de Lean management représente une démarche intéressante pour créer une offre dont les fonctionnalités répondent aux attentes des clients cibles.

Comment fonctionne la roue de Deming ou PDCA ?
La roue de Deming sert à améliorer une tâche, un process ou une démarche qui ne donne pas satisfaction (problème de qualité, délais non respectés, sécurité défaillante …).

L’idée de cette méthode est de partir d’un point existant et de l’améliorer en répétant les 4 phases successives PDCA (Plan, Do, Check, Act) en respectant scrupuleusement l’ordre jusqu’à obtenir un résultat satisfaisant. Elle peut par exemple être utilisée pour améliorer et stabiliser un processus entrepreneurial

Les 4 étapes de la roue de Deming
Les 4 étapes de la roue de Deming sont à mettre en œuvre dans l’ordre suivant :

Plan
Deming propose de commencer les séquences par une étape de planification et de préparation du travail à effectuer. Concrètement, cela consiste à

Identifier, mesurer et planifier les tâches à accomplir ;
définir les missions, les responsabilités et les objectifs des personnes, services unités qui participent à la réalisation de la tâche à accomplir ;
prévoir de suivre la réalisation du projet et mesurer le résultat grâce à des indicateurs de performance.
Signification :

La mise en œuvre de tout projet nécessite d’avoir défini l’objectif à atteindre, d’avoir étudié le moyen de l’atteindre et d’avoir planifié sa mise en œuvre. Comme le disait Sénèque : « Il n’y a pas de vent favorable pour celui qui ne sait où il va ».

Les questions à se poser pour planifier le travail à effectuer :

Quoi : Où en est-on ? Ou veut-on aller ? Que doit-on faire ?
Comment : Que faut-il faire pour y parvenir ? De quelle compétence a-t-on besoin ?
Qui : Qui dispose de ces compétences ? Quand est-il disponible ? Qui se charge du suivi, de la coordination, du reporting ?
Quand : combien de temps cela prendra-t-il ?
Comment pouvons-nous suivre l’avancée des différentes missions ? À quels indicateurs ?
…
Do
La seconde phase consiste à mettre en œuvre le projet. L’équipe en charge du projet réalise et exécute les tâches qui lui ont été assignées.

Remarque :

Comme nous l’avons évoqué, la roue de Deming est un processus itératif. La personne en charge du projet peut agir sur la fréquence et la vitesse de réalisation des itérations en assignant des tâches plus ou moins importantes. Limiter l’ampleur des tâches à accomplir permet d’augmenter le niveau de contrôle. Un projet court offre différents avantages :

il permet un pilotage plus facile;
il est plus motivant, car les résultats arrivent plus vite et plus souvent ;
il permet une meilleure maîtrise des prévisions qui sont à plus court terme et peuvent être réajustées plus régulièrement.
Les questions à se poser pour la mise en œuvre du projet :

Qui fait quoi ? Comment cela va-t-il fonctionner ?
Est-on dans les temps?
Le budget est-il suffisant?
Les compétences sont-elles suffisantes?
La qualité est-elle bonne?
…
Remarque :

Cette phase se termine une fois que l’ensemble des objectifs prévus ont été atteints. Sa longueur dépend de l’ambition des objectifs assignés.

Check
La phase de contrôle représente la clef de voûte du système d’amélioration continue. Elle consiste à mesurer les réalisations et les comparer aux objectifs attendus.

Contrairement aux idées reçues, elle ne consiste pas à distribuer les bons et les mauvais points, mais à prendre conscience qu’une tâche a été plus ou moins bien réalisée et de s’interroger sur les raisons qui ont abouties au résultat constaté. Prendre conscience de ses erreurs, c’est apprendre à mieux prévoir.

Les questions à se poser pour vérifier le travail à effectuer :

Qui a fait quoi ? Comment s’est passé le travail ? Peut-on améliorer les choses ?
Qu’a-t-on fait ? Quels sont les retours clients ? Avons-nous des problèmes de conception ?
Comment s’est passée la communication avec les autres services ? Comment se sont passés les partenariats ?
Quand avons-nous terminé les différentes phases ?
Quels ont été nos points forts? Quels sont nos axes de progrès ?
Combien cela a-t-il coûté ? Combien de temps passé sur chaque opération ?
Qui doit refaire? Que reste-t-il à faire ? Dans combien de temps ?
…
Act
Cette phase indique qu’il est important d’agir et/ou de corriger les choses. Prendre des décisions est essentiel, on apprend plus de choses en se trompant qu’en refusant d’agir. Cela permet notamment d’identifier des erreurs, de découvrir de nouveaux axes de travail, voir de retravailler les procédures mises en place. Plusieurs domaines sont concernés :

Le domaine du problème étudié grâce à la roue de Deming, peut-on encore améliorer les choses ?
La méthode a-t-elle été bien utilisée ? Est-elle utile et concluante ? Est-il possible de l’améliorer ?
Y a-t-il d’autres choses à améliorer qui peuvent bénéficier de la méthode de la roue de Deming ?
Les questions à se poser pour vérifier le travail à effectuer :

Comment corriger les choses ?
Quelles priorités doit-on fixer ?
Pourquoi n’a-t-on pas pu suivre le plan?
Quels sont les moyens à mettre en œuvre pour améliorer notre fonctionnement ?
Quels sont les points incontournables?
Qu’avons-nous appris?
Que faut-il éviter les prochaines fois ?
Que faut-il prévoir pour la prochaine fois ?
…
L’expérience cumulée
Comme nous avons pu l’évoquer, le système d’amélioration continue repose sur la notion d’expérience qui, dans le schéma de la roue de Deming est représentée par la brique qui empêche la roue de rouler en arrière.

L’expérience joue un rôle prépondérant, c’est en cumulant les expériences opérationnelles et en utilisant les conclusions qu’on peut en tirer qu’on enclenche le processus d’amélioration continue.