La digitalisation RH, un levier de performance pour l'entreprise

La digitalisation des entreprises s'est fortement accélérée ces dernières années. La fonction RH se trouve particulièrement impactée : un grand nombre de process (voire leur quasi-totalité) s'effectuent désormais en ligne. La digitalisation RH offre des possibilités nouvelles en termes de rapidité d'exécution des tâches, d'optimisation et de fiabilité des processus RH mais aussi d'écoute et d'accompagnement des salariés.

Quels sont les enjeux de la digitalisation de la gestion des ressources humaines ? Quels bénéfices l'entreprise peut-elle et doit-elle en tirer ? Comment assurer une mise en place efficace des outils digitaux ? Éclairage avec Rise Up.

C'est quoi la digitalisation de la fonction RH

La digitalisation de la fonction RH correspond à l'intégration des nouvelles technologies dans le travail quotidien des professionnels des ressources humaines. En d'autres termes, le digital RH se réfère à l'implémentation de solutions logicielles et d'outils digitaux dédiés à la gestion des ressources humaines. L'utilisation d'un système d'information constitue le parfait exemple du processus de digitalisation d'un grand nombre d'aspects RH. Citons également les chatbots, dont le rôle est d'assister les salariés au quotidien, les plateformes de recrutement en ligne ou encore les plateformes e-learning pour la formation en distanciel.

Travailler avec les outils digitaux conduit à un gain de temps conséquent. Le délai de traitement des demandes est nettement réduit, les processus RH étant simplifiés et, pour certains, automatisés. Par ailleurs, la dématérialisation des dossiers du personnel est source d'un meilleur confort de travail puisqu'elle engendre une réduction drastique des impressions de papier et une diminution du risque de perte de documents.

Cette digitalisation touche au cœur de métier des services RH car elle renouvelle en profondeur l'approche de la gestion de l'humain en entreprise, ainsi que les méthodes de travail et l'ensemble des procédés utilisés jusqu'alors par les équipes. Le tout s'insère en outre dans le contexte plus large de la transformation digitale des organisations, qui a pour conséquence une généralisation du travail en ligne et à distance.

Quels sont les processus des ressources humaines qui peuvent être digitalisés ?

La digitalisation concerne toutes les activités des services RH. Elle va de pair avec la dématérialisation des données : contrats de travail, fiches de paie, dossiers administratifs des salariés (identité, adresse, coordonnées bancaires, mutuelles...), procédures réglementaires RH, guide de l'entretien professionnel, documents en lien avec la gestion de carrière du collaborateur, etc... Grâce aux outils numériques, les équipes RH peuvent centraliser et stocker les ressources en toute sécurité mais aussi collaborer sur des documents avec d'autres services de l'entreprise. Voici les processus concernés :

• Recrutement : publication des offres d'emploi et identification des talents via les réseaux sociaux professionnels et les sites d'emploi, prise de contact par e-mail, entretiens via un outil de visioconférence, envoi automatique de refus de candidature, génération du contrat de travail, qui sera signé électroniquement.
• Onboarding : automatisation de la partie administrative, mise à disposition d'un espace numérique au nouveau collaborateur afin qu'il renseigne ses informations personnelles et fournissent les pièces justificatives, envoi automatisé d'e-mails à l'ensemble des collaborateurs concernés par l'arrivée du salarié...
• Gestion des contrats de travail et des déclarations sociales.
• Gestion administrative au quotidien : paie, congés, absences, plannings, dossiers du personnel...
• Gestion des entretiens.
• Formation professionnelle : généralisation de la formation en ligne grâce aux plateformes e-learning et aux solutions LMS / LXP, telles que Rise Up.

Pourquoi la digitalisation RH est importante : quels sont les enjeux ?

Alors que le travail hybride est devenu la norme, que les nouvelles technologies et l'intelligence artificielle transforment les métiers et les méthodes de travail, la digitalisation RH est bien évidemment incontournable.

Celle-ci ouvre des perspectives particulièrement intéressantes pour l'entreprise : la collecte et l'analyse d'informations deviennent beaucoup plus simples, facilitant la prise de décision ainsi que la mise en place ou la modification de stratégies ou de projets. De plus, l'organisation du travail est simplifiée grâce à des processus plus directs et en partie automatisés, grâce aussi à une réduction des documents papier et un archivage numérique plus intuitif. Le suivi des collaborateurs se fait également plus précis et rapide du fait de la centralisation des données et du paramétrage de tableaux de bord RH contenant des KPI personnalisés. En un mot, la digitalisation RH est source d'une meilleure productivité.

Quels sont les avantages de la digitalisation de la fonction RH en entreprise ?

La digitalisation de la fonction RH conduit à une simplification des démarches pour les collaborateurs. L'intégration dans les équipes est plus rapide et plus fluide, qu'il s'agisse d'un onboarding sur site, digital ou mixte. Au quotidien, la dématérialisation des données permet de réaliser des tâches en quelques secondes : consulter son planning, faire une demande d'absence, enregistrer ses notes de frais...

Bien utilisées, les technologies numériques et le travail en distanciel capitalisent sur l'humain au lieu de desserrer les liens et d'isoler les salariés. La formation en ligne constitue un bon exemple. Via un LMS (Learning Management System), il est possible de rassembler les collaborateurs ayant des intérêts communs dans des groupes, de créer des communautés d'apprenants, de mettre en place le social Learning (apprentissage entre pairs) et le collaborative Learning (apprentissage collaboratif) : les salariés échangent, enrichissent mutuellement leurs connaissances en endossant tour à tour le rôle d'expert et d'apprenant.

Autre exemple : la mesure de la satisfaction. Il suffit désormais de diffuser un questionnaire en ligne, à la fin d'un team building, d'une formation ou de toute autre action, pour connaître le ressenti des salariés. En cela, la digitalisation apporte une circulation plus importante et plus fluide des informations.

Quels sont les inconvénients de la digitalisation RH ?

La digitalisation RH présente malgré tout quelques risques. Le premier est inhérent au passage vers l'automatisation et, plus généralement, vers un travail centré sur les outils en ligne et solutions logicielles. Il s'agit d'une déshumanisation de la fonction RH alors que celle-ci se consacre par définition à l'humain. L'erreur consiste à penser que le professionnel RH peut s'effacer devant la technologie et la machine. C'est le positionnement inverse qu'il faut adopter : les équipes sélectionnent les outils et les pilotent en fonction de leurs besoins ; elles sont maîtres de l'utilisation qu'elles en font. Le digital constitue une aide, un facilitateur de mission. Au lieu de sacrifier l'humain, il permet au contraire d'y porter une plus grande attention, comme on l'a vu.

Autre écueil potentiel : une perte de compétences en matière de ressources humaines. Là aussi, l'ordinateur étant autonome sur bien des tâches, il est facile pour le collaborateur RH de se décharger de certaines missions et, avec le temps, d'oublier une partie de ses connaissances.

Par ailleurs, la digitalisation RH implique une prise en main d'outils numériques par l'ensemble des salariés. Certains d'entre eux, peu habitués à manier de telles solutions, auront besoin d'un accompagnement, voire d'une formation.

Comment digitaliser les processus du service RH ?

Digitaliser les processus RH implique de suivre une méthodologie précise, de la définition des besoins jusqu'à l'évaluation des résultats et l'identification de correctifs à apporter. Voyons l'enchaînement des étapes.

• La première étape consiste à établir un diagnostic et à déterminer les besoins. Avant toute chose, les équipes RH doivent passer en revue leurs processus existants et, pour chacun d'eux, en noter l'efficacité et préciser les outils utilisés. De ce travail émergeront les points faibles, les frictions dans le déroulement des process ainsi que les éléments non couverts par la technologie alors qu'ils devraient ou pourraient l'être.
• Cerner ses besoins mène à une seconde étape : définir des objectifs. Clairs et concrets, ces derniers sont de plusieurs ordres : gain de temps sur des procédures ciblées grâce à l'automatisation, amélioration du ROI de la formation en ligne, optimisation des procédures de recrutement...
• Troisième étape : la sélection des solutions digitales. Les équipes RH disposent à ce stade de suffisamment d'éléments pour choisir les logiciels et autres outils répondant à leurs attentes. SIRH, LMS, logiciel de recrutement ou encore logiciel de suivi de performances : le choix s'offrant aux entreprises est extrêmement vaste.
• Il s'agit ensuite d'établir un planning et de définir les acteurs intervenant aux différentes échéances. À partir de là, les processus RH ciblés peuvent être mis en œuvre.
• Dernière étape : le suivi des performances et l'amélioration des processus digitaux en continu.